Neue IT-Strategie für den Linzer Magistrat

Der Magistrat Linz stellt sich strategisch derzeit völlig neu auf: Neben dem umfassenden Digitalisierungsprogramm „Digitales Linz“, welches sich seit einem Jahr in der Umsetzung befindet, sowie der im Februar präsentierten neuen Unternehmensstrategie arbeiten Expertinnen und Experten zudem an einer neuen IT-Strategie. Diese vereinheitlicht künftig die digitale Ausrichtung der Stadt Linz und ihrer Unternehmen und stellt damit ein solides Fundament für die Weiterentwicklung der Stadt Linz dar. Bis Jahresende werden die Details der neuen IT-Strategie erarbeitet, die Prinzipien sind bereits fertig. Die Strategie wird das Fundament für alle weiteren Entscheidungen und künftige Schritte hinsichtlich Informationstechnologie legen. Eine wesentliche Rolle bei der Ausrollung der neuen strategischen Richtlinien kommt dem stadteigenen IT-Dienstleister IKT Linz GmbH zu, der als zentrale Schaltstelle für jegliche IT-Agenden sowohl vom Magistrat Linz aber auch eines Großteils der städtischen Tochterunternehmen fungieren wird.

Ziel der IT-Strategie ist es, Doppelgleisigkeiten abzubauen und Synergiepotenziale verstärkt hervorzuheben, was letztlich zu einer wesentlichen Reduktion von Kosten über die gesamte Unternehmensgruppe Linz (UGL) führen wird.

Derzeit werden in Workshops mit allen beteiligten Unternehmen und deren Führungskräften themenspezifische Schwerpunkte unter Anleitung eines externen ExpertInnen-Teams erarbeitet. Ausgangspunkt für die weitere Arbeit stellt eine intensive Stärken-Schwächen-Analyse dar, die das Zusammenspiel aller beteiligten Stakeholder sowie die Identifizierung von verfügbaren Potenzialen beinhaltet.

Im Rahmen der jüngst präsentierten, neuen Unternehmensstrategie, welche die Stadt Linz auf dem Weg vom sprichwörtlichen ‚Amt‘ hin zu einem modernen, digital ausgerichteten Dienstleistungsunternehmen begleitet, spielt die Nutzung von vorhandenen Potenzialen eine wesentliche Rolle. Da die Stadt nicht nur durch den Magistrat zentrale Leistungen erbringt, sondern auch durch ihre Unternehmen in privater Rechtsform, ist es nur sinnvoll, Synergieeffekte zu heben, um die wirtschaftliche und zweckmäßige Leistungserbringung der Stadt nachhaltig und zukunftsfit sicherzustellen.“

Bürgermeister Klaus Luger

Auf den Punkt gebracht, sagt die IT-Strategie bestehenden Doppelgleisigkeiten den Kampf an, was – gerechnet über alle teilnehmenden städtischen Betriebe – einen wesentlichen Kostenfaktor darstellt. So stehen künftig beispielsweise Systeme einzelner Unternehmen für andere städtische Betriebe zur Verfügung, was Entwicklungskosten nachhaltig senken wird. Auch bei Einkäufen können durch ein einheitliches Beschaffungsmanagement bessere Konditionen erzielt werden als bisher.“

Magistratsdirektorin Mag.^a Ulrike Huemer

Vom Amt zum Unternehmen – die Zukunft tickt digital

Die Stadt Linz sieht sich in den kommenden Jahren mit großen Herausforderungen konfrontiert. Beispielsweise haben die vergangenen beiden Jahre, die von der Corona-Krise geprägt waren, eindrucksvoll belegt, dass eine einwandfrei funktionierende, flexibel agierende IT-Infrastruktur gerade in Krisenzeiten ein unverzichtbares Fundament für rasches Handeln im Sinne der Bürgerinnen und Bürger darstellt. Die Stadt Linz legte bereits vor mehreren Jahren den Grundstein für eine nachhaltige Digitalisierungsoffensive ihrer Verwaltung, welche durch das strategische Programm „Digitales Linz“ seitdem konsequent fortgesetzt wird. Wie in vielen anderen Unternehmen trug Covid-19 zusätzlich als Katalysator bei der Weiterentwicklung einer digitalen Stadtverwaltung, die nahe am Menschen ist, bei.

Die neue Unternehmensstrategie der Stadt Linz setzt sich zum Ziel, die Stadtverwaltung vom „Amt“ zum modernen, zukunftsfitten Unternehmen weiterzuentwickeln. Im Sinne der fortwährenden Digitalisierung aller Lebensbereiche spielt bei diesen Bestrebungen die IT-Strategie eine wesentliche Rolle. Die Etablierung der Strategie für Informationstechnologie ist jedoch nicht allein auf den Magistrat beschränkt, sondern umfasst einige Unternehmen der städtischen Unternehmensgruppe (UGL):

• Museen
• LIVA
• AEC
• Tabakfabrik
• ILG Immobilien Linz GmbH
• GWG
• SZL Seniorenzentren
• Design Center
• Ordnungsdienst

„Bei der Umsetzung der neuen IT-Strategie steht der Mensch – sowohl Bürgerinnen und Bürger, aber auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der städtischen Betriebe – im Vordergrund. Daher werden die Maßnahmen unter Einbeziehung aller wesentlichen Faktoren gemeinsam erarbeitet“, erklärt Bürgermeister Klaus Luger.

Stärken und Schwächen – Ziel: Attraktive IT von attraktivem Arbeitgeber

Die Arbeit an der Umsetzung der IT-Strategie begann im Herbst 2021 mittels einer umfassenden „SWOT-Analyse“, bei der Stärken („Strengths“), Schwächen („Weaknesses“), Chancen („Opportunities“), aber auch Gefahren („Threats“) thematisiert und in Teams beteiligter StakeholderInnen erarbeitet wurden.

Die Arbeitsgruppen durchleuchteten dabei das Angebot der IKT Linz kritisch aus Expertensicht. Als Stärken wurden beispielsweise hohe Standards in der bestehenden IT-Infrastruktur, die Stabilität als Arbeitgeber sowie hohe Support-Qualität herausgearbeitet. Vorrangig identifizierten diese Arbeitsgruppen das Bestehen zahlreicher Insel-Lösungen bzw. Wissens-Monopole, Ressourcenmangel, aber auch das Fehlen einer einheitlichen, UGL-weiten IT-Strategie, was letztlich zu hohen Kosten führe, als Schwäche.

Ziel der Workshops war es, mit den Ergebnissen einen Überblick zu erhalten, aus dem in weiterer Folge dann erste Prinzipien bzw. Grundpfeiler der entstehenden IT-Strategie erarbeitet werden konnten. Diese wird in den folgenden Abschnitten überblicksmäßig dargestellt.

Eine übergeordnete IT-Strategie soll auch dazu beitragen, sich als attraktiver Arbeitgeber im IT-Bereich zu positionieren. Gerade in diesem Sektor ist der Fachkräftemangel besonders ausgeprägt, was dazu führt, dass die Erwartungen von potenziellen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an Arbeitgeber-Unternehmen entsprechend hoch sind. Kurz: Kandidatinnen und Kandidaten suchen sich die Unternehmen anhand eines individuellen Kriterienkataloges aus. Somit ist die IT-Strategie gleichzeitig integraler Bestandteil einer unverzichtbaren Employer Branding-Strategie für die IKT Linz GmbH, um den Bedarf an qualifizierten Fachkräften auch künftig decken zu können.

IKT Linz GmbH wird zur Business Partnerin

Die stadteigene IT-Tochter IKT Linz GmbH wird als koordinierendes Element eine tragende Rolle spielen: Sie wird als Business Partnerin für die teilnehmenden UGL-Unternehmen fungieren und operative Komplettanbieterin in sämtlichen IT-Belangen sein.

Die beteiligten Unternehmen verpflichten sich darüber hinaus, sämtliche IT-Themen grundsätzlich über die IKT abzuwickeln. Natürlich können auch Leistungen von Drittanbietern erbracht werden – allerdings stellt die IKT Linz GmbH die vergebende und letztverantwortliche Stelle dar.

Erlebbar für die Anwenderinnen und Anwender – also die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Linz bzw. der beteiligten städtischen Betriebe – wird die IT-Strategie mitunter in einem standardisierten, gemeinsamen Servicekatalog für die Unternehmensgruppe. Dieser definiert beispielsweise, wie ein digitaler Arbeitsplatz hinsichtlich Hardware und Software ausgestattet sein muss (Notebook Headset, VPN, Office Paket, ELAK, MS Teams etc.). Für dieses Paket wird künftig ein standardisierter Preis verrechnet, benötigte Upgrades des Pakets werden zusätzlich verrechnet. Derzeit wird noch jede einzelne Komponente einzeln abgerechnet, was sowohl in Beschaffung als auch Verrechnung zu hohem Aufwand führt.

Ausbau der digitalen Services für Kundinnen und Kunden

In den Prinzipien der neuen IT-Strategie explizit festgeschrieben ist, dass die Betriebe der Unternehmensgruppe Linz ihre digitalen Services für Kundinnen und Kunden neben den gebotenen „Real Life“-Services weiterhin ausbauen. Zusätzliche Digitalangebote sollen den KundInnen-Nutzen zusätzlich erhöhen, innovative Ansätze gezielt eingebunden und Ressourcen geschont werden. Darüber hinaus ist vorgesehen, dass jedes neue oder adaptierte KundInnen-Service bei seiner Einrichtung auch au digitalen Kanälen etabliert wird oder die entsprechende Möglichkeit dafür vorgesehen wird.

IT-Governance als Grundlage einer UGL-weiten Strategie

Im Rahmen der IT-Strategie NEU bekennen sich der Magistrat aber auch die beteiligten UGL-Unternehmen zu einer gemeinsamen Steuerung der IT, die in Form einer umfassenden IT-Governance festgelegt wird – also einer Informationstechnik verzahnt mit der Unternehmensstrategie.

Das bedeutet, dass Prozesse, Rollen und Gremien festgelegt sind, auf die sich die Unternehmen der UGL mit der IKT verständigen. Entscheidungen und Vorgaben der IT-Governance (z.B. hinsichtlich der IT-Architektur und Technologie-Prinzipien) liegen abgestimmt, transparent und rechtzeitig vor.

„Dieser Schritt führt zu mehr Synergien, mehr Transparenz und noch höherer Effektivität. Wir haben in den einzelnen Betrieben riesige Potenziale, die wir füreinander einfach nur zugänglich machen müssen. Eine einheiltiche IT-Governance ist, verbunden mit professionellem Projektcontrolling, unabdingbar, um einerseits Ressourcen bestmöglich planen zu können andererseits aber auch um Schwächen im Projektmanagement beheben zu können“, erklärt Magistratsdirektorin Mag.^a Ulrike Huemer.

Höchste Priorität hat auch weiterhin das Aufrechterhalten des derzeitigen Niveaus in Sachen der Informationssicherheit. Dieses Management der Informationssicherheit erfolgt umfassend, risikoadäquat und entspricht bewährten Standards. Hier wird ebenfalls auf Basis einer freiwillig initiierten Prüfung durch die Interne Revision eine eigene IT-Sicherheitsstrategie erarbeitet, die sowohl die technischen als auch die organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen adressiert. Die technische IT-Sicherheit, etwa das Management von Virenscanner und Firewalls, verantwortet die IKT-GmbH, die organisatorische IT Sicherheit, wie Passwortrichtlinien, Sicherheitsschulungen bzw. generelle Awarness-Maßnahmen, wie der Umgang mit USB-Sticks, erfolgt durch den Magistrat.

Innovations- und Technologie-Management werden zentrale Schwungräder

Neu geschaffen wird mit der entstehenden IT-Strategie auch ein zentrales Innovationsmanagement, welches ebenfalls bei der IKT Linz GmbH angesiedelt sein wird. So ist der Anspruch, stets die bestgeeigneten Technologien einzusetzen, wobei Technologien nicht als Selbstzweck gesehen werden sollen. Diese sind vielmehr daran zu messen sind, wie sie die Anforderungen der UGL-Unternehmen bestmöglich unterstützen können. Das Technologiemanagement setzt sich mit relevanten IT-Trends auseinander und entscheidet sich bewusst für oder gegen deren Einsatz.

Im Rahmen dieser Technologie-Strategie wird definiert, auf welche Technologien für bestimmte Bereiche gesetzt wird oder ob Cloud-Produkte zum Einsatz kommen. Sie setzt darüber hinaus auch Standards, nach denen entschieden wird, ob Eigenentwicklungen angestoßen werden oder ob etwa fertige Lösungen am Markt vorhanden sind. So macht es beispielsweise keinen Sinn, einen eigenen „Elektronischen Akt“ (ELAK) zu programmieren oder ein neues, digitales Sitzungsmanagement selbst zu entwickeln, da entsprechende Lösungen bereits am Markt verfügbar sind.

Eigenentwicklungen von Software sollen nur dort erfolgen, wenn sie unumgänglich sind – Kooperationen mit vergleichbaren Körperschaften oder Unternehmen werden im Sinne der Effektivität und Kostenersparnis bevorzugt.

Wird Software zugekauft, so geschieht dies künftig im Rahmen einer vorgegebenen Sourcing-Strategie, anhand derer strategisch bedeutsame Lieferanten gewählt und eingesetzt werden.

Gemeinsames Produkt- und Serviceportfolio

UGL-weit festgeschrieben werden die erbrachten Leistungen in einem Servicekatalog, der für alle teilnehmenden Unternehmen gültig ist. Dieser ist funktional orientiert und die IKT garantiert die bestgeeignete technische Umsetzung basierend auf der IT-Architektur und den Technologie-Prinzipien. Neben dem Servicekatalog werden gemeinsame Anforderungs- und Lieferprozesse definiert.

Die Daten von heute sind die Services von morgen

Über die genannten Schritte hinweg entsteht eine einheitliche Data Governance, die neue Services und Geschäftsmodelle unterstützt. Damit sollen vorhandene „Datenschätze“ noch stärker innovativ nutzbar gemacht werden – selbstverständlich im Rahmen aller gültigen Vorschriften und Normen. Große Möglichkeiten bieten in dieser Hinsicht Sensor-Daten für die Stadt- und Verkehrsplanung, etwa um Verkehrsströme in Zukunft intelligent zu lenken und Staus zu vermeiden.

Bereits heute arbeitet die Stadt Linz im Sinne der BürgerInnenfreundlichkeit mit der täglich anfallenden Fülle an Daten. So bietet etwa der Geschäftsbereich Planung, Technik und Umwelt (PTU) eine Fülle an thematisch aufbereitetem Kartenmaterial an, das für Bürgerinnen und Bürger kostenlos aufrufbar ist (https://www.linz.at/stadtentwicklung/webgis.php). Hier sind mitunter Impfangebote, Spielplätze aber auch Trinkbrunnen, Sprengel-Wahlergebnisse oder Flächenwidmungspläne einsehbar.

„Als Verwaltungsbehörde verfügen die Stadt Linz und ihre Tochterunternehmungen über eine Vielzahl an Daten. Diese können im Rahmen einer lernenden Organisation mit bestmöglich adaptierten Services für Bürgerinnen und Bürger nutzbar gemacht werden. Hierbei geht es nicht darum, mit sensiblen Daten Einzelner zu arbeiten, sondern darum, Datensätze in ihrer Gesamtheit als Referenzwerte für niederschwellige Leistungen und Entwicklungen heranzuziehen, um Linz noch weiter in Richtung einer digitalen Stadt weiterzuentwickeln“, erklärt Bürgermeister Klaus Luger abschließend.